Спосіб передачі електронних документів

Запропонована корисна модель відноситься до обміну документами у електронному вигляді і призначена для застосування як у внутрішніх системах управління закладами, установами, компаніями і т.п., так і для зв'язку між ними. Широко розповсюдженим є спосіб передачі електронних документів за допомогою так званого Інтернетпротоколу, при якому документ формують у комп'ютері і за допомогою модема, підключеного до телефонної мережі безпосередньо або через сервер, надсилають на електронну адресу адресата ( Microsoft Windows 98. Шаг за шагом. Практ. пособие. Русская версия / Пер. с англ. - М.: Издательство ЭКОМ, 2000, с.с. 146...152). Цей спосіб дозволяє швидко і сподручно обмінюватись інформацією, зокрема інформацією відкритого характеру фізичним та юридичним особам, які знаходяться на великих відстанях один від одного, або у межах одного приміщення. Але він не обумовлює можливості точного і оперативного обліку документів, які передаються, та їх захисту від несанкціонованого доступу третіх особ. Згадана проблема набуває особливого значення для управління роботою закладів, установ, компаній, заводів і т.п., де точне та своєчасне виконання розпоряджень керівництва та реагування на численні запити інших закладів та клієнтів необхідне для ефективного ведення справ. Актуальність проблеми поглиблюється, коли документація, яку одержує або надсилає даний заклад або окремий виконавець, носить закритий характер і має бути захищена від несанкціонованого доступу третіх осіб або несанкціонованого вилучення документів з можливістю їх наступного перекручування. Задачею запропонованої корисної моделі є утворення такого способу передачі електронних документів, який був би не менш швидким та спідручним, як відомий спосіб, і, в той же час, за рахунок введення додаткових операцій та їх матеріального забезпечення, дозволив би упорядкувати документообіг, підвищити відповідальність виконавців щодо точності та своєчасності виконання заданій, запобігти несанкціонованому доступу третіх осіб до документації. Для вирішення поставленої задачі в способі передачі електронних документів, який включає відправку підготовленого у електронному вигляді документа та його одержання адресатом за допомогою засобів електронної техніки, відповідно до запропонованої корисної моделі відправку документа та його одержання адресатом здійснюють через централізоване сховище оригіналів електронних документів (ЦСОЕД), доступ до якого здійснюють із застосуванням ідентифікаційного електронного ключа, наданого кожному користувачу ЦСОЕД, причому після одержання документа в ЦСОЕД виконують копіювання одержаного документа, його реєстрацію та зберігання в централізованому сховищі Доцільно ЦСОЕД спорядити індивідуальними ідентифікованими електронними комірками користувачів (ПЕК) та інформаційною базою (ІБ), сполученими між собою таким чином, що після одержання документа від відправника перший оригінал документа залишають в його комірці, другий оригінал документа з відправними даними спрямовують у комірку адресата, а третій оригінал документа з відправними даними спрямовують на зберігання в ІБ. Охарактеризований спосіб дозволяє мати гарантоване підтвердження точного часу відправки та одержання будь-якого документу. Оскільки всі документи зберігаються у первісному вигляді, запобігається можливість їх перекручування або вилучення відповідальними особами з метою уникнення від відповідальності, у випадку виникнення негативних наслідків від прийнятого ними рішення або неприйняття необхідного рішення. Все це дає можливість визначеним особам в будь-який момент швидко відслідковувати стадію розгляду будь-якого питання, запиту, пропозиції, жалоби і т. ін., задокументованого у відповідних рішеннях, наказах, листах і т. ін. У кінцевому рахунку значно підвищується ефективність діяльності як окремих виконавців і керівників, так і установи, закладу, компанії у цілому. З урахуванням згаданого уявляється, що охарактеризований спосіб доцільно впровадити, перш за все, у внутрішні системи управління урядовими, оборонними, банківськими і т.п. закладами, а також у системи зв'язку між ними. Далі запропонований спосіб характеризується більш докладно. Для функціонування способу має буди утвореним ЦСОЕД, який уявляє собою сукупність ПЕК. Кожному користувачу системи надається, як мінімум, одна ПЕК. Саме в ПЕК відправника опиняється електронний документ, відправлений відправником адресату, який теж є користувачем системи. Окрім ПЕК у ЦСОЕД знаходиться також інформаційна база (ІБ), яка сполучена з усіма ПЕК і в якій зберігаються всі визначені відправні дані одержаних документів, наприклад: назви відправника, адресата, документа, часи одержання документа в ЦСОЕД, передання відправних даних до ІБ та відправки копії документа адресату. Відправка документа здійснюється із застосуванням ідентифікаційного ключа, який зазначений на носії інформації, причому кожній ПЕК відповідає свій ідентифікаційний ключ. Для цього кожний користувач заздалегідь забезпечується своїм ідентифікаційним ключем. Для подальшого підвищення ступеня захисту інформації, що відправляється, можливо узгодити з ЦСОЕД використовування додаткового паролю. В основі внутрішнього функціонування ЦСОЕД може бути використана відома система „Банк - Клієнт", або „Клієнт - Банк", відповідно до якої одразу після того, як відправлений документ з'явиться в ПЕК відправника, здійснюється його копіювання. Після цього другий оригінал документа з відправними даними поступає в ПЕК адресата, а третій оригінал документа з відправними даними - в ІБ ЦСОЕД. Після того, як копія документа з'являється в ПЕК адресата, він може одержати призначений йому документ. Як і при відправці документа, при наявності згоди з користувачем, можливе додаткове застосування паролю.