Спосіб автоматизованої обробки документів

Запропонований винахід належить до автоматизованих систем діловодства, що дозволяє відслідковувати проходження і виконання документів, і призначений для використання в організаціях з великим обсягом документообігу. Широко відомі способи контролю документообігу в системі діловодства й в інформаційних системах із невеличкими масивами документів за допомогою картотек. На картки наносять маркірувальні мітки, що дозволяють досить швидко орієнтуватися в масиві документів. Ці способи пошуку документів і контролю їх проходження у системі документообігу є тр удомісткими і неоперативними, тому що технологія маркірування й ідентифікації автентичності документів (джерела інформації) грунтується на використанні ручної праці або примітивних механічних або оптичних засобів пошуку. Відомі способи обробки документів, що використовують сучасну комп'ютерну техніку, захищені патентами Російської Федерації на винаходи №2106689, кл. G06К17/00, 1998р.; №2107945, кл. G06К9/00, 1998р.; №2132569, кл. G06К9/00, 1999р.; №2165643, кл. G06К9/00, 2000р; патентом Росії на корисну модель №19944, кл. G06К17/00, 2001р.; Міжнародною заявкою №WО 94/27259, кл. G07F7/12; деклараційними патентами України №48929А, кл. G06К1/12; G06К9/00, 2000р. і №53598А, кл. G06К19/06, 2003р. Способи, які захищені зазначеними патентами, вирішують практично тільки задачу маркірування документів за допомогою штрих-коду, основного етапу обробки документів, без якого не може бути ідентифікованим документ і здійснений допуск до документів і роботі з ними. Відомий спосіб обробки документів в організації з великим обсягом документообігу, захищений деклараційним патентом України №51377А, кл. G06К9/00 2002р. Спосіб дозволяє в автоматизованому режимі відслідковувати проходження великого масиву документів у системі документообігу, і полягає в тому, що з реквізитів документа (номер реєстрації, дата і т.д.) формують в електронній карті інформацію в цифровій формі, перетворюють отриману інформацію в штриховий код і наносять цей штриховий код на паперовий носій. Для ідентифікації автентичності документа штриховий код перетворюють у цифрову форму і порівнюють зчитану інформацію з контрольною. В електронній карті додатково формують код відкритого ключа, у якості якого використовують інтелектуальну картку користувача. Описана технологія обробки документів дозволяє спростити контроль їх проходження при одночасному підвищенні надійності контролю, проте інформативність системи, в основу якої покладено описану те хнологію, є обмеженою, тому що під час пошуку документів використовується тільки інформація, закладена в штрих-код, тобто пошук може бути здійснений тільки за реквізитами документів, поданих у ци фровому вигляді. Відомий спосіб автоматизованої обробки документів на паперовому носії, обраний заявником як прототип («Автоматизована система діловодства Секретаріату Кабінету Міністрів України. Модель автоматизованого процесу діловодства. Пояснювальна записка», затверджена 31.11.2001p.). Спосіб включає створення і ведення в базі даних комп'ютерної мережі електронної реєстраційно-контрольної картки документа. Картка створюється під час реєстрації вхідної кореспонденції, проектів нормативно-правових актів, доручень і т.п. Реєстраційно-контрольна картка містить інформацію про реєстрацію документа, подану в цифровій формі (порядковий номер документа, дата реєстрації, номер журналу реєстрації і т.п.) і інформацію, що включає характеристики, що описують документ у словесній формі (найменування кореспондента або групи кореспондентів, тип документа, його статус і т.д.). З метою ідентифікації документа в процесі роботи з ним і для запобігання можливості його фальсифікації, документ маркірують шляхом перетворення інформації, поданої в реєстраційно-контрольній картці в цифровому вигляді, в штрих-код із наступним нанесенням його на паперовий носій. Описана технологія обробки документів забезпечує реєстрацію документа, його маркірування за допомогою штри х-коду, контроль доступу до документа, можливість пошуку документів, що мають відношення до документа, який знаходиться на розгляді. Проте, виявлення сімейства документів, що мають відношення до документа, що надійшов (дочірнього), можливо тільки у випадку, якщо в дочірньому документі є посилання на реєстраційний номер первинного документа. Якщо такого посилання немає, то пошук «сімейства» документів є утрудненим, а іноді і неможливим. У цьому полягає основна вада способу за прототипом. Крім того, описана технологія обробки документів не забезпечує пошук «сімейств»документів, що належать, наприклад, до одного кореспондента або до однієї групи кореспондентів, або документів, що належать до одного типу, тому що ці характеристики, подані в електронній реєстраційно-контрольній картці в словесній формі, та інформація про них, відсутні у штрих-коді. Задача цього винаходу полягає у підвищенні інформативності способу автоматизованої обробки документа, створенні умов, що дозволяють виявити «сімейство» документів, що мають відношення, наприклад, до загального первинного документа, або побудувати ланцюжок документів, що мають одного кореспондента або одну груп у кореспондентів. Рішення такої задачі дозволяє підвищити оперативність прийняття рішень, скоротити час проходження документів по технологічному ланцюжку діловодства, зробити об'єктивну експертну оцінку документів, тому що в цьому випадку в розпорядження експертів буде надана повна інформація, що враховує попереднє листування і прийняті рішення. Поставлена задача вирішується завдяки тому, що у відомому способі автоматизованої обробки документів, що включає створення в базі даних комп'ютерної мережі реєстраційно-контрольної картки в електронному вигляді, яка містить інформацію про реєстрацію документа в цифровій формі й інформацію, що включає характеристики, які описують документ у словесній формі, перетворення інформації в цифровій формі в штрихкод і нанесення штрих-коду на паперовий носій, відповідно до дійсного винаходу на кожну характеристику, що описує документ, виражену в словесній формі, створюють рубрикатор, рубрикатор вводять у базу даних комп'ютерної мережі, а кожній характеристиці присвоюють цифровий код відповідно до рубрикатора. У залежності від прийнятої в організації системи документообігу для систематизованого кодування інформації, що описує документ в словесній формі, розробляються рубрикатори на окремі характеристики документа, наприклад: - на груп у кореспондентів, що належать до одного родового поняття; - на окремого кореспондента; - на тип документа або його статус і т.д. Кожній характеристиці документа відповідно до рубрикатора присвоюється цифровий код. Сукупність цифрових кодів окремих характеристик утворює інтегровану ознаку - вид документа. На кресленні (фіг.1) подана загальна схема обробки документів, що надійшли в організацію. Кожний документ проходить в обов'язковому порядку такі стадії: - облік документа; - попередній розгляд; - заповнення електронної реєстраційно-контрольної картки; - доставка документа виконавцю. Процес реєстрації документа відбувається наступним чином. Документ потрапляє в канцелярію, де відбувається його облік. Формується порожня електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК). За зовнішніми ознаками документа за допомогою рубрикаторів, введених у базу даних комп'ютерної мережі, визначається вид документа, і інформація заноситься в ЕРКК у вигляді літерно-цифрового коду. Система автоматично, на підставі кодів рубрикаторів, заповнює такі поля ЕРКК: - найменування кореспондента; - адреса кореспондента; - хто підписав документ; - термін виконання; - ознака терміновості. Якщо ознака терміновості документа встановлена, система автоматично визначає в ЕРКК порядок розгляду документа в терміновому порядку. В ЕРКК заноситься вихідний номер документа і дата його відправлення. На підставі номера документа, дати і виду документа (інтегрована характеристика) система автоматично здійснює пошук раніше зареєстрованих документів на предмет наявності аналогів. Якщо знайдено раніше зареєстрований документ, то вищезгаданий документ реєструється як додатковий. Якщо документу присвоюється порядковий номер реєстрації та фіксується дата реєстрації, то на підставі цих цифрових даних здійснюється маркірування документа штрих-кодом, який наноситься на паперовий носій документа в його правий нижній кут. У випадку багатосторінкового документа маркірується кожна його сторінка. Окремо, наприклад, у вигляді штрих-коду, літерно-цифрової інформації, або у виді символів у зоні для машинного зчитування, на документ наноситься інформація, що відображає в інтегрованому виді характеристики, які описують документ в словесній формі. Запропонований спосіб обробки документів дозволяє: - оперативно знаходити документ за його будь-якою ознакою, вираженою в цифровій формі; - будувати ланцюжок документів, що стосуються одного питання або належать одному кореспонденту, або групі кореспондентів; - виявляти «сімейство» документів, що мають один первинний документ; - проводити статистичний аналіз документів, оперативно приймати рішення і впливати на процес керування.