Процес перетворення даних при відображенні електронного документообігу

1. Процес перетворення даних при відображенні електронного документообігу щодо здійснення закупівель, товарів, робіт та послуг, при якому як поєднуюче середовище для розміщення документів з даними щодо процедур закупівель замовник застосовує спеціалізовані електронні системи в мережі Інтернет з внутрішнім та зовнішнім веб-порталами, кожна з яких за чітко визначеною адресою, а документи стають доступними користувачам, які мають чітко відмежовані права доступу, і з будь-якої електронно-обчислювальної машини, яка має підключення до мережі Інтернет, який відрізняється тим, що замовник створює електронне оголошення про проведення торгів та електронні документи щодо процедур закупівель, використовуючи при цьому розмежовані права доступу, надані йому адміністратором внутрішнього веб-порталу центральної електронно-обчислювальної машини, через який виконують взаємодію і передачу інформації в інформаційній мережі Інтернет, замовник, якому надані розмежовані права доступу у вигляді логіну U 2 (19) 1 3 будь-який момент може стати доступною для несанкціонованого її розкриття сторонніми особами. Більш досконалим, у порівнянні з вищеописаним, з позиції забезпечення конфіденційності інформації, яка передається по електронним засобам комунікації, є процес здійснення електронних закупівель із залученням мережі Інтернет [Патент України №61042, МПК7: A63F3/06, 9/00, G06N5/02, G06F5/00, 17/60, опубл. в Б.В. №10, 2003р.]. Але у цьому винаході відсутня інформація відносно специфіки процедури ознайомлення користувачів з інформацією, її відображення та представлення. За прототип корисної моделі прийнятий процес перетворення даних при відображенні електронного документообігу щодо здійснення закупівель товарів, робіт та послуг, при якому як поєднуюче середовище для розміщення документів з даними щодо процедур закупівель замовник застосовує спеціалізовані електронні системи в мережі Інтернет, кожна з яких відкривається через програму броузер за чітко визначеною адресою, а документи стають доступними користувачам, які мають чітко відмежовані права доступу [Патент України №70908, МПК A63F3/00]. Специфіка роботи з документами, представлена у цьому технічному рішенні, така, що замовник створює електронне оголошення (як і інші обов'язкові електронні документи) та здійснює всі операції, які мають пряме відношення до процедур закупівель, знаходячись в режимі "online". Така "прив'язка" замовника є вкрай незручною у разі обмеженого доступу замовника до мережі Інтернет, крім того, вона потребує багаторазової візуалізації одних і тих же документів на інтерфейсі при необхідності їх оновлення або доповнення. Іншим способом розміщення документів є надсилання їх на електронну пошту адміністратору. Такий спосіб є незручним для адміністратора системи, тому що потребує значного втручання у автоматизований процес. Крім того, документи, що надіслані замовником, виконані у довільній формі і не є структурованими електронними документами. До того ж згадані документи у своєму "первозданному" вигляді не містять базових елементів перевірки введених даних, а це є потенціальним ризиком попадання помилкової інформації до бази даних. І взагалі контроль за коректністю та правильністю створеної документації з боку адміністратора центральної електронно-обчислювальної машини є недостатньо надійним. Так, інформація, яку можна розцінювати як некоректну або спотворену, не відсіюється, а відомості, в яких зосереджені певні дані, оприлюднення яких широкому загалу є небажаним, не відсікаються. Не передбачена також надійна система підтвердження достовірності даних, відображених у створених замовником документах. Недоліком винаходу є також відсутність зворотного зв'язку з замовником з боку 29027 4 адміністратора центральної електроннообчислювальної машини на предмет ознайомлення замовника з динамікою проходження процесу закупівель на всіх його стадіях. В основу корисної моделі поставлена задача підвищення ефективності процесу перетворення даних при відображенні електронного документообігу шляхом удосконалення системи обробки документації, зокрема, завантаження замовником до своєї електронно-обчислювальної машини електронних форм, що мають базові алгоритми перевірки, і надсилання заповнених форм до поштового серверу, спілкування з адміністратором внутрішнього веб-порталу через E-mail замовника, присвоєння надісланим даним індивідуального коду та дублювання електронних форм паперовими носіями, в результаті чого забезпечується комплексний захист представленої замовником інформації, можливість працювати користувачам з обмеженим доступом до мережі Інтернет та заповнювати форми без підключення до нього, можливість відображення документів без необхідності їх багаторазової візуалізації на інтерфейсі, а також виключення прямого доступу користувачів до бази даних. Поставлена задача досягається завдяки тому, що у процесі перетворення даних при відображенні електронного документообігу щодо здійснення закупівель, товарів, робіт та послуг, при якому як поєднуюче середовище для розміщення документів з даними щодо процедур закупівель замовник застосовує спеціалізовані електронні системи в мережі Інтернет з внутрішнім та зовнішнім веб-порталами, кожна з яких за чітко визначеною адресою, а документи стають доступними користувачам, які мають чітко відмежовані права доступу, і з будь-якої електронно-обчислювальної машини, яка має підключення до мережі Інтернет, замовник створює електронне оголошення про проведення торгів та електронні документи щодо процедур закупівель, використовуючи при цьому розмежовані права доступу, надані йому адміністратором внутрішнього веб-порталу центральної електронно-обчислювальної машини, через який виконують взаємодію і передачу інформації в інформаційній мережі Інтернет, згідно до запропонованої корисної моделі, замовник, якому надані розмежовані права доступу у вигляді логіну та паролю, проходить процес аутентифікації на зовнішньому веб-порталі, після аутентифікації завантажує із зовнішнього веб-порталу на свою електронно-обчислювальну машину потрібні електронні форми, які містять регламентовані базові алгоритми перевірки введених даних і заповнює їх даними, що мають бути опубліковані, та надсилає заповнені електронні форми із зазначеним на них логіном та паролем до поштового серверу внутрішнього веб-порталу виключно зі свого E-maily, після чого адміністратор внутрішнього веб-порталу надає їм код і здійснює перевірку на коректність заповнення в автоматизованому режимі та оприлюднює її для перегляду користувачам у вигляді частини 5 екранного інтерфейсу зовнішнього веб-порталу, або ж за дорученням замовника адміністратор внутрішнього веб-порталу від імені замовника підключає надані йому замовником електронні форми, що містять документи з даними щодо процедур закупівель на електромагнітному носії, до посилань, які є частиною екранного інтерфейсу спеціалізованої електронної системи в мережі Інтернет, і надає доступ до цих документів користувачам для перегляду, друку та уберігання на їх електронно-обчислювальних машинах. Вказаний вище технічний результат, що досягається при використанні запропонованої корисної моделі, обумовлений ознаками, які відрізняють її від ознак подібних рішень, описаних згідно відомого рівня техніки, зокрема, представлених у прототипі. Механізм створення документів, які мають відношення до процедури закупівлі, та маршрут їх „просування" в мережі Інтернет суттєво відрізняються від ідентичних процедур, описаних в прототипі. Так, потрібні електронні форми замовник завантажує на свою електроннообчислювальну машину із зовнішнього вебпорталу (іншими словами „скачує" їх на свій ПК), і після їх заповнення надсилає до поштового серверу. Подальшою обробкою його інформації в мережі Інтернет займається вже адміністратор серверу. Таким чином, замовник одержує можливість маніпулювання формами в залежності від поточного моменту. Це означає, що, завантаживши один раз ту чи іншу електронну форму документу, він може багаторазово відтворювати її, заповнюючи необхідними інформативними даними, при потребі змінюючи та доповнюючи їх, і при цьому йому не потрібно кожного разу звертатись до центрального серверу (для порівняння - замовник, здійснюючи аналогічні процедури згідно методики прототипу, постійно знаходиться в режимі "on-line": наприклад, створивши електронне оголошення, він одразу направляє його в базу даних центрального серверу). Тому запропоноване завантажування електронних форм на ПК замовника та надсилання їх до поштового серверу є вкрай сприятливим фактором для замовників, які з якихось причин мають обмежений доступ до Інтернету, та дозволяє заповнювати форми навіть без підключення до Інтернету, а також напрацьовувати і використовувати шаблони. Слід зазначити, що згідно до запропонованої методики заповнені електронні форми можуть бути надісланими до поштового серверу лише зареєстрованими користувачами і виключно з їх Email-адреси. Листи, що надходять з E-mail-адреси, яка не належить зареєстрованому користувачеві, не приймаються сервером. Така форма прийому інформації забезпечує конфіденційність останньої та обмежує доступ до неї інших зацікавлених осіб. Безумовною перевагою завантажуваних електронних форм є те, що їх структурна побудова містить регламентовані базові алгоритми перевірки введених даних, а це є запорукою недопустимості попадання до електронних форм некоректних даних навіть на початковому етапі 29027 6 проведення процесу, і, фактично, є першим етапом перевірки представленої замовником інформації. Надіслана на поштовий сервер інформація проходить другий етап перевірки на коректність відображених в ній даних адміністратором внутрішнього веб-серверу, і лише по її завершенні трансформується в дані, що зберігаються в базі даних внутрішнього серверу. Цей етап перевірки являє собою тестування електронних форм за допомогою механізмів обробки електронних форм за певними правилами щодо кожного окремого виду форм. Надання надісланим електронним формам унікального коду не тільки є їх захистом, а і значно спрощує процес їх обробки на всіх стадіях проведення процесу, особливо при їх оновленні або доповненні. Задіювання адміністратором внутрішнього веб-порталу механізмів обробки електронних форм для порівняння збіжності даних електронних форм та їх паперових копій по-суті є третім етапом перевірки інформації, що підлягає оприлюдненню. Підсумовуючи вищевикладений матеріал, можна констатувати, що запропонований процес перетворення даних забезпечує комплексну багатоетапну перевірку представленої інформації. За умов такої перевірки опублікованою може бути лише достовірна та правильно оформлена інформація. Будь-які спотворені або некоректні дані відсікаються та не приймаються системою. Відмінністю запропонованого процесу від відомого є задіювання у ньому веб-порталу, який має розподілену структуру і складається із зовнішнього та внутрішнього порталів. Дані з певною періодичністю реплікуються на зовнішній веб-портал. В цілях безпеки та мінімізації обміну даними, процес реплікації передбачає вивантаження мінімального набору даних, що необхідні для публікації. Це надає можливості зосередження інформації, яку з тих чи інших причини не бажано оприлюднювати для широкого загалу, у внутрішній частині веб-порталу, та надсилання потрібної для ознайомлення інформації до зовнішньої частини веб-порталу. В процесі може використовуватись зовнішній веб-портал мережі Інтернет, який складається з дублюючих одна одну систем: основного та резервного порталів. Завдяки цьому забезпечується гарантоване і безперебійне проведення процесу: так, у разі виникнення непередбачуваного виходу з ладу основного порталу, резервний портал перебирає на себе його функції. Реалізація запропонованого рішення здійснюється наступним чином: Процес публікації офіційної інформації щодо закупівель товарів, робіт та послуг починається з того, що замовник реєструється в системі за допомогою надсилання офіційного запиту певної форми до адміністратора внутрішнього вебпорталу, вказавши свій E-mail. Після перевірки всіх даних користувача реєструють в системі і надсилають йому логін та пароль доступу. Після чого на внутрішньому веб-порталі електронно 7 обчислювальної машини з питань закупівель замовник проходить процес аутентифікації. По завершенні аутентифікації замовникові стають доступні електронні форми оголошень, звітів, реєстрів, планів, протоколів для подання інформації щодо закупівель. Замовник завантажує через Інтернет потрібні електронні форми і заповнює їх даними, що мають бути опубліковані. Електронні форми відповідають наступним умовам: - електронні форми відкриваються за допомогою ПЗ, що входить до пакету MS Office 2000 або вище; - електронні форми відповідають вигляду, затвердженому відповідним розпорядженням; - електронні форми містять базові алгоритми перевірки введених даних, що регламентовано інструкцією щодо заповнення форм відповідно до розпорядження; електронні форми містять приклад заповнення; - електронні форми містять обов'язкові поля логін, пароль, код оновлення даних. Після заповнення електронних форм замовник відсилає їх зі свого E-mail-y на поштовий сервер (вказану на порталі E-mail-адресу), який надає місце для тимчасового зберігання електронних форм, що очікують обробки. У відповідь замовнику після обробки форм може прийти повідомлення про помилку або повідомлення про прийняття документу з унікальним кодом, що йому присвоєно. Унікальний код надсилається електронним листом на контактну адресу замовника. Якщо форма не пройшла тестову перевірку, вона знищується, а на адресу замовника надсилається лист з повідомленням про помилку. Після отримання коду замовник в 10-ти денний термін надсилає адміністратору внутрішнього вебпорталу паперові копії надісланих електронних форм з вологою печаткою та підписом. Отримавши копії, адміністратор розподіляє їх серед операторів, які повинні знайти відповідні форми в системі і перевірити їх на відповідність паперовій копії. У випадку збіжності даних оператор відмічає форму як таку, що пройшла перевірку і може бути опублікованою. У разі, якщо паперову копію не було надіслано протягом 10-ти днів, або інформація, що в ньому міститься, не відповідає даним електронної форми, остання видаляється з системи і не публікується. Замовнику у цьому разі надсилається повідомлення про видалення форми з бази даних. У разі потреби оновлення даних, що вже опубліковані на зовнішньому веб-порталі, замовник знову заповнює ті ж самі електронні форми, але вже новими даними. При цьому він вказує унікальний код, який було присвоєно формі, що оновлюється. Після надсилання нової електронної форми до внутрішнього веб-порталу і виконання всіх процедур перевірки, нові дані заміщують старі, що були опубліковані. 29027 8