Спосіб маркування та ідентифікації документів на паперовому носії

Корисна модель відноситься до способів маркування й ідентифікації документів на паперовому носії і може бути використане в діловодстві підприємств і організацій та установ для пошуку і контролю за проходженням документів. Відомі способи контролю за проходженням документа в патентно-інформаційних системах за допомогою картотек. Відповідно до цього способу на кожен документ складалася реєстраційна карта у вигляді перфокарт, у полі такої перфокарти вводилися порядковий номер, що унікально ідентифікує документ у межах картотеки, і бібліографічні дані про документ, наприклад номер патенту, дата подачі заявки, номер заявки, дата видачі патенту, назва заявки, заявник, автори, код міжнародної класифікації, країна подачі і т.д. Відомі сучасні автоматизовані системи пошуку патентних документів в електронній системі бази даних, що містить електронні записи у вигляді електронної карти документа, наприклад патенту, що включає порядковий номер, що унікально ідентифікує документ у межах бази і бібліографічні дані патенту, реферат, повний опис до патенту. Дані пошукової бази забезпечують швидкий пошук інформації про документ. Для створення такої пошукової системи вимагаються великі тимчасові витрати для обробки документів. Відомий також спосіб маркування й ідентифікації автентичності документів на паперовому носії (див. Деклараційний патент України №51377А від 06.03.2002p.), що полягає в тім, що при маркуванні документа формують контрольну інформацію, що складається з реквізитів документа у вигляді електронної карти. Додатково може бути також використане формування відкритого ключа і як ключ може бути використана інтелектуальна картка користувача. Недоліком зазначеного способу при великому потоці документів у діловодстві організацій є необхідність попереднього заповнення реквізитів електронної карти документа і необхідність декодування зчитаного штрихкоду при ідентифікації, що приводить до тривалої обробки документів. Відомий спосіб контролю за проходженням документів, який включає його маркування і наступну ідентифікацію і встановлення дійсності документа (див. Патент РФ №2165643 від 19.04.2000p.), що прийнятий за прототип, відповідно до якого формують контрольну інформацію в цифровій формі, що є ідентифікатором документа, підписують її електронним цифровим підписом, перетворюють отриману інформацію з цифрової форми в штрих-код і наносять на об'єкт. При зчитуванні перетворюють штрих-код у цифрову форму, виділяють з неї електронний цифровий підпис і контрольну інформацію, перевіряють дійсність підпису й інформації про об'єкт. У якості контрольної інформації використовують усю текстову інформацію або її частину. Недоліком даного способу при великому обороті документів є незручність його застосування при необхідності проведення швидкої обробки і постановки документів на облік, а також їх пошуку в масиві документів і контролю проходження документа, через необхідність аутентифікації документа і розшифровки довгого ідентифікатора в цифровій формі. Задачею технічного рішення, що заявляється, є створення високоефективного способу маркування й ідентифікації документів на паперовому носії за рахунок створення спрощеного цифрового ідентифікатора документа і збереження його значення в записі про даний документ бази даних про документи установи для наступної швидкої ідентифікації. Поставлена задача вирішується тим, що у відомому способі маркування й ідентифікації документів на паперовому носії, що включає формування цифрового ідентифікатора документа, перетворення його в штри хкод, нанесення штрих-коду на документ і ідентифікацію цього документа шляхом зчитування штрих-коду з паперового носія, перетворення штрих-коду в ци фрову форму для пошуку й ідентифікації документа, відповідно до корисної моделі, цифровий ідентифікатор формують на основі унікального коду документа в базі даних про документи установи й унікального коду установи в країні, зберігають цей цифровий ідентифікатор у записі бази даних про цей документ і ідентифікують документ шляхом порівняння цифрової форми зчитаного штрих-коду документа зі збереженим у записі бази даних значенням цифрового ідентифікатора. Таким чином, формування цифрового ідентифікатора на основі унікального коду документа в базі даних про документи установи й унікального коду установи в країні і збереження його значення в записі бази даних про документи установи дозволяє створити ефективний спосіб ідентифікації документів на паперовому носії. Спосіб, що заявляється, здійснюють у такий спосіб: При маркуванні документів: формують унікальний цифровий ідентифікатор документа, що складається з унікального коду документа в межах установи й унікального коду установи в країні, зберігають значення цього ідентифікатора в записі про даний документ бази даних про документи установи, перетворюють цей ідентифікатор у штри х-код і наносять на паперовий документ шляхом друкування. При ідентифікації маркірованого документа: з документа на паперовому носії зчитують штрих-код шляхом сканування, зчитаний штрих-код перетворять у цифрову форму, у базі даних про документи установи роблять пошук запису про документ шляхом порівняння цифрової форми зчитаного штрих-коду документа з ідентифікатором документа, що зберігається в записі бази даних. Таким чином, технічне рішення, що заявляється як корисна модель, дозволяє спростити і прискорити процес ідентифікації документа і виключити необхідність уведення додаткової інформації про документ.