Спосіб автоматизованої обробки документів

1. Cпосіб автоматизованої обробки i збереження документів на паперовому носії, який включає створення в базі даних реєстраційноконтрольної картки в електронному вигляді, що містить інформацію про реєстрацію документа в цифровій формі та інформацію, що описує характеристики документа, наприклад інформацію про кореспондента або тип документа, у словесній формі, кодування інформації, представленої в словесній формі, за допомогою рубрикатора, введення цієї інформації в цифровій формі в реєстраційно-контрольну картку, перетворення інформації U 1 3 обігу і полягає в тому, що з реквізитів документа (номер реєстрації, дата і т.д.) формують у реєстраційно-контрольній картці інформацію в цифровій формі, перетворюють отриману інформацію в штри х-код і наносять цей штрих-код на паперовий носій документа. Для ідентифікації дійсності документа перетворюють штрих-код у цифрову форму і порівнюють зчитану інформацію з контрольною. Оригінали документів (на паперовому носії) зберігаються в архіві організації. Описана технологія обробки документів дозволяє спростити контроль за їхнім проходженням при одночасному підвищенні його надійності, однак інформативність системи, в основу якої покладена описана технологія, обмежена, тому що при пошуку документів використовується тільки інформація, закладена в штрих-коді, тобто пошук може бути здійснений тільки по реквізитах документів, представлених у цифровому виді. Відомий спосіб автоматизованої обробки і збереження документів ("Автоматизована система діловодства Секретаріату Кабінету Міністрів України. Модель автоматизованого процесу діловодства. Пояснювальна записка", затверджена 31.11.2001p.). Спосіб включає створення і ведення з базі даних комп'ютерної мережі електронної реєстраційно-контрольної' картки документа. Картка створюється при реєстрації вхідної кореспонденції, проектів нормативно-правових актів, доручень і т.п. Реєстраційно-контрольна картка містить інформацію про реєстрацію документа, представлену в цифровій формі (порядковий номер документа, дата реєстрації, номер журналу реєстрації і т.п.) та інформацію, яка включає характеристики, що описують документ у словесній формі (найменування кореспондента або групи кореспондентів, тип документа, його статус і т.д.). З метою ідентифікації документа в процесі роботи з ним і для запобігання можливості його фальсифікації, документ маркірують шляхом перетворення інформації. представленої в реестраційноконтрольній картці в цифровому виді в штрих-код з наступним нанесенням його на паперовий носій. Описана технологія обробки документів забезпечує реєстрацію документа, його маркірування штрих-кодом, ідентифікацію документа. Але можливості цієї технології обмежені, тому що вона не дозволяє однозначно виявити, наприклад, сімейство документів, які мають відношення до одного кореспондента. Такі характеристики (найменування кореспондента, вид документа і т.д.) представлені в реєстраційноконтрольній картці в словесній формі і не записані в базі даних. Для усунення цього недоліку було запропоновано на кожну характеристику, представлену в реєстраційно-контрольній карті, створити рубрикатор, ввести рубрикатор у базу даних і кожній характеристиці привласнювати цифровий код відповідно до рубрикатора (заявка на деклараційний патент України від 20.05.03 №2003054950). Спосіб, захищений цією заявкою, обраний нами як прототип. 3407 4 Спосіб по прототипу включає створення в базі даних реєстраційно-контрольної картки в електронному виді. Картка поряд з інформацією в цифровому виді, яка відображає реквізити документа, містить ряд характеристик (наприклад дані про кореспондента або про вид документа, у словесній формі). Ці характеристики кодуються відповідно до рубрикатора і в цифровому вигляді вводяться в базу даних. Оригінали документів на паперовому носії зберігаються в архіві організації. У порівнянні з попереднім рівнем техніки спосіб автоматичної обробки документів відповідно до прототипу є більш інформативним, але він цілком виключає можливість роботи з оригіналами документів в автоматизованому режимі. Завдання дійсної корисної моделі - підвищення інформативності способу автоматизованої обробки і збереження документів, створення умов, то дозволяють працювати з оригіналами документів у системі автоматизованого пошуку інформації. Рішення такої задачі дозволить у разі потреби оперативно знаходити оригінали документів, проводити контекстно-залежний пошук і представляти в розпорядження зацікавленої особи найбільш повну інформацію, а значить, підвищити оперативність прийняття рішень. Поставлена задача вирішується завдяки тому, що у відомому способі автоматизованої обробки і збереження документів, який включає створення реєстраційно-контрольної картки в електронному вигляді, що містить інформацію про реєстрацію документа в цифровій формі та інформацію, яка описує характеристики документа (наприклад інформацію про кореспондента або тип документа у словесній формі, кодування інформації. представленої в словесній формі, за допомогою рубрикатора, запис закодованої інформації в цифровій формі в реєстраційно-контрольну картку, перетворення інформації про реєстрацію документа в цифровій формі в штрих-код і нанесення штрихкоду на паперовий носій). Відповідно до корисної моделі, що заявляється, документ у процесі автоматизованої обробки сканують і отриману інформацію зберігають у базі даних на електронному носії у вигляді графічного зображення та у вигляді розпізнаного тексту. Причому на стадії створення реєстраційно-контрольної картки документ сканують фрагментарно, а після нанесення на паперовий носій штрих-коду документ сканують цілком. Інформацію у вигляді розпізнаного тексту зберігають у полі реєстраційно-контрольної картки і використовують для контекстно-залежного пошуку. Інформацію у вигляді графічного зображення зберігають в електронному архіві. Фрагментарне сканування документа проводять оптичним олівцем (наприклад пристроєм компанії З-Ren). Пропонований спосіб автоматизованої обробки і збереження документів пояснюється прикладом обробки документа, що надійшов в організацію. 5 3407 Процес автоматизованої обробки документа починається з реєстрації документа - створення електронної реєстраційно-контрольної картки (ЕРКК). Документ попадає в канцелярію, де відбувається його облік. Формується порожня електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК). У ЕРКК заноситься вихідний номер документа і дата його відправлення. На підставі номера документа, дати і виду документа (інтегрована характеристика) система автоматично робить пошук по раніше зареєстрованих документах на предмет наявності аналогів. Якщо знайдений раніше зареєстрований документ, то дійсний документ реєструється як-додатковий. По зовнішніх ознаках документа за допомогою рубрикаторів, введених у базу даних, визначається вид документа, та інформація заноситься в ЕРКК у вигляді літерно-цифрового коду. Система автоматично на підставі кодів рубрикаторів заповнює наступні поля ЕРКК: - найменування кореспондента; - адреса кореспондента; - хто підписав документ; - термін виконання; - ознака терміновості. Якщо встановлена ознака терміновості документа, система автоматично фіксує в ЕРКК термін розгляду документа. Окремі фрагменти документа сканують за допомогою оптичного олівця й отримана інформація в ЕРКК. Документу, що надійшов, привласнюється порядковий номер реєстрації, фіксується дата Комп’ютерна в ерстка Г. Паяльніков 6 реєстрації і на підставі цих ци фрових даних здійснюється маркірування документа штрихкодом, який наноситься на паперовий носій документа в його правий нижній кут. У випадку багатосторінкового документа маркірується кожна його сторінка. Окремо, наприклад, у вигляді штрихкоду, літерно-цифрової інформації або у вигляді символів у машинозчитуваємій зоні на документ наноситься інформація, що відбиває в інтегрованому виді описові характеристики документа. Після нанесення на паперовий носій штрихкоду документ сканують цілком і отриману інформацію зберігають у базі даних на електронному носії у вигляді графічного зображення та у вигляді розпізнаного тексту. Інформація у вигляді графічного зображення зберігається в електронному архіві, а розпізнаний текст зберігають у полі ЕРКК та використовують для контекстно-залежного пошуку. Описаний спосіб обробки документів дозволяє: - оперативно знаходити документ по його будь-якій ознаці, вираженій у ци фровій формі; - вибудовувати ланцюжок документів, які відносяться до одного питання, одного кореспондента або до групи кореспондентів; - проводити контекстно-залежний пошук; - виявляти "сімейство" документів, що мають один первісний документ; - проводити статистичний аналіз документів, оперативно приймати рішення і виливати на процес керування. Підписне Тираж 37 прим. Міністерство осв іт и і науки України Держав ний департамент інтелектуальної в ласності, вул. Урицького, 45, м. Київ , МСП, 03680, Україна ДП “Український інститут промислов ої в ласності”, вул. Глазунова, 1, м. Київ – 42, 01601