Спосіб автоматизованої обробки документів

Спосіб автоматизованої обробки документів на паперовому носії, який включає створення і 3 3497 4 маркірування штрих-кодом, ідентифікацію проходженням і виконанням. документа. Але можливості цієї технології Поставлена задача вирішується завдяки тому, обмежені, тому що вона не дозволяє однозначно що у відомому способі автоматизованої обробки і виявити, наприклад, сімейство документів, що контролю документів, представлених на мають відношення до одного кореспондента. Такі паперовому носії, який включає створення і характеристики (найменування кореспондента, заповнення в процесі обробки документів вид документа і т.д.) представлені в реєстраційноелектронної реєстраційно-контрольної картки, з контрольній картці в словесній формі і не записані використанням вміщених у базі даних в базі даних. рубрикаторів з кодами, наприклад з кодами Для усунення цього недоліку було кореспондентів, типів документів і користувачів запропоновано на кожну характеристику, системи, сканування документа і збереження його представлену в реєстраційно-контрольній картці, у ви гляді графічного зображення в базі даних, створити рубрикатор, ввести рубрикатор у базу відповідно до пропонованої корисної моделі в даних і кожній характеристиці привласнювати графічному зображенні документа виділяють цифровий код відповідно до рубрикатора (заявка окремі блоки (доручення, виконавців, терміни і на деклараційний патент України від 20.05.03 т.д.), визначають характеристики цих блоків і за №2003054950). Картка поряд з інформацією в допомогою введених у базу даних рубрикаторів цифровому вигляді, яка відображає реквізити інформацію з виділених блоків вводять у документа, містить ряд характеристик, наприклад реєстраційно-контрольну картку. зведення про кореспондента чи про вид Приклад реалізації. документа, у словесній формі. Ці характеристики Процес автоматизованої обробки документа кодуються відповідно до рубрикатора і в починається з його реєстрації у вигляді цифровому вигляді вводяться у базу даних. електронної реєстраційно-контрольної картки Оригінали документів на паперовому носії (ЕРКК). зберігаються в архіві організації. У ЕРКК заноситься вихідний номер документа Відомий спосіб, обраний нами як прототип і дата його відправлення. На підставі номера (заявка на корисну модель «Спосіб документа, дати і виду документа (інтегрована автоматизованої обробки і збереження характеристика) система автоматично робить документів», подана в патентне відомство України пошук по раніше зареєстрованих документах на 20.02.04 від імені ТОВ « СВІТ ПРОФ»). предмет наявності аналогів. Якщо знайдений Спосіб за прототипом дозволяє створити раніше зареєстрований документ, то дійсний умови для роботи з оригіналами документів у документ реєструється як додатковий. системі автоматизованого пошуку інформації й у Інформація про реквізити документа кодується разі потреби оперативно знаходити оригінали за допомогою рубрикаторів, введених у базу документів, проводити контекстно-залежний пошук даних, і заноситься в ЕРКК у вигляді літерноі представляти в розпорядження зацікавленої цифрового коду. Система автоматично на підставі особи найбільш повну інформацію, а значить кодів рубрикаторів заповнює наступні поля ЕРКК: підвищити оперативність прийняття рішень. - найменування кореспондента; Спосіб автоматизованої обробки і збереження - адреса кореспондента; документів за прототипом включає створення в - хто підписав документ; електронному вигляді реєстраційно-контрольної - термін виконання; картки, що містить інформацію про реєстрацію - ознака терміновості. документа в цифровій формі та інформацію, яка Якщо встановлена ознака терміновості описує характеристики документа, наприклад документа, система автоматично фіксує в ЕРКК інформацію про кореспондента чи типи документа, термін розгляду документа. у словесній формі. Інформацію, представлену в Окремі фрагменти документа сканують за картці в словесній формі, кодують за допомогою допомогою оптичного олівця й отримана рубрикаторів, що знаходяться в базі даних, і інформація вноситься в ЕРКК. закодовану інформацію записують у реєстраційноДокументу, що надійшов, привласнюється контрольну картку, перетворюють інформацію про порядковий номер реєстрації, фіксується дата реєстрацію документа в цифровій формі в штрихреєстрації і на підставі цих цифрових даних може код і наносять штрих-код на паперовий носій. бути проведене маркірування документа штрихПісля нанесення штрих-коду документ сканують і у кодом, що наноситься на паперовий носій вигляді графічного зображення зберігають у базі документа в його правий нижній кут. Окремо, даних, в електронному архіві. наприклад, у вигляді штри х-коду, літерноНедолік способу автоматизованої обробки і цифровій інформації, чи у вигляді символів у контролю документів за прототипом полягає в машинозчитуваємій зоні на документ наноситься тому, що він не дозволяє ефективно працювати в інформація, що відбиває в інтегрованому вигляді автоматизованому режимі з директивними описові характеристики документа. структурованими документами, наприклад із Після реєстрації документ сканують і отриману протоколами, дорученнями, навіть якщо ці інформацію зберігають у базі даних на документи представлені в електронному архіві у електронному носії у вигляді графічного вигляді графічного зображення. зображення й у вигляді розпізнаного тексту. Перед авторами стояла задача створити Розпізнаний текст зберігають у полі ЕРКК і спосіб автоматизованої обробки директивних використовують для контекстно-залежного пошуку. структурованих документів і контролю за їх У графічному зображенні документа виділяють 5 3497 6 окремі блоки (доручення, виконавців, терміни і фіксується тип документа, номер виділеного т.д.), визначають характеристики цих блоків і за блоку, наприклад пункт протоколу, виконавець допомогою введених у базу даних рубрикаторів окремого блоку, термін виконання доручення і т.д. інформацію з виділених блоків вводять у Запропонований спосіб автоматизованої реєстраційно-контрольну картку. обробки і контролю директивних структурованих Таким чином, у системі по кожному документів дозволяє організувати оперативний директивному стр уктурованому документу контроль за їхнім виконанням. Комп’ютерна в ерстка М. Клюкін Підписне Тираж 37 прим. Міністерство осв іт и і науки України Держав ний департамент інтелектуальної в ласності, вул. Урицького, 45, м. Київ , МСП, 03680, Україна ДП “Український інститут промислов ої в ласності”, вул. Глазунова, 1, м. Київ – 42, 01601