Спосіб автоматизованої обробки документів

Спосіб автоматизованої обробки документів, що включає створення на кожний документ електронної реєстраційно-контрольної картки, яка містить інформацію про документ у цифровій формі, перетворення інформації про реєстрацію докумен 3 4039 4 нак інформативність системи, в основу якої покластики документа, наприклад, інформацію про дена описана технологія, обмежена, тому що при кореспондента чи типи документа, у словесній пошуку документів використовується тільки інфоформі, кодування інформації, представленої в рмація, закладена в штрих-коді, тобто пошук може словесній формі, за допомогою рубрикаторів, ввебути здійснений тільки по реквізитах документів. дених у базу даних, запис закодованої інформації Відомий спосіб автоматизованої обробки й в цифровій формі в реєстраційно-контрольну картзбереження документів («Автоматизована система ку, перетворення інформації про реєстрацію докуділоводства Секретаріату Кабінету Міністрів Украмента в цифровій формі в штрих-код і нанесення їни. Модель автоматизованого процесу діловодстштри х-коду на паперовий носій. Документ у процева. Пояснювальна записка», затверджено сі автоматизованої обробки сканують і отриману 31.11.2001 p.). інформацію зберігають у базі даних на електроСпосіб включає створення і ведення в базі данному носії у виді графічного зображення й у виді них комп'ютерної мережі електронної реєстраційрозпізнаного тексту. Причому на стадії створення но-контрольної картки документа. Картка створюреєстраційно-контрольної картки документ сканується при реєстрації вхідної кореспонденції, ють фрагментарно, наприклад, за допомогою оппроектів нормативно-правових актів, доручень і тичного олівця, а після нанесення на паперовий т.п. Реєстраційно-контрольна картка містить інфоносій штрих-коду документ сканують цілком. Інформацію про реєстрацію документа, представлену в рмацію у виді розпізнаного тексту зберігають у цифровій формі (порядковий номер документа, полі реєстраційно-контрольної картки і використодата реєстрації, номер журналу реєстрації і т.п.) і вують для контекстно-залежного пошуку. Інфорінформацію, що включає характеристики, що опимацію у виді графічного зображення зберігають в сують документ у словесній формі (найменування електронному архіві. кореспондента чи групи кореспондентів, тип докуТаке рішення дозволяє в разі потреби операмента, його статус і т.д.). тивно знаходити оригінали документів і проводити З метою ідентифікації документа в процесі роконтекстно-залежний пошук. боти з ним і для запобігання можливості його фаНедоліком описаного способу автоматизовальсифікації, документ маркірують шляхом переної обробки документів, захищеного зазначеною творення інформації, представленої в заявкою, є низька продуктивність, тому що спосіб реєстраційно-контрольній картці у цифровому виді передбачає окреме сканування кожного докуменв штрих-код з наступним нанесенням його на пата, що робить процес трудомістким і витратним, перовий носій. якщо мова йде про великий обсяг вхідних чи ви хіОписана технологія обробки документів задних документів. безпечує реєстрацію документа, його маркіруванДля усунення зазначеного недоліку у відомому ня штрих-кодом, ідентифікацію документа. Але способі автоматизованої обробки потоку докуменможливості цієї технології обмежені, тому що вона тів, який включає створення на кожен документ не дозволяє виявити, наприклад, сімейство докуелектронної реєстраційно-контрольної картки, що ментів, що мають відношення до одного кореспонмістить інформацію про документ у цифровій фодента. Такі характеристики, представлені в реєстрмі, перетворення інформації про реєстрацію дораційно-контрольній картці в словесній формі і не кумента в цифровій формі в штрих-код і нанесення записані в базі даних. штри х-коду на паперовий носій, сканування докуДля усунення цього недоліку було запропономента цілком з одержанням графічного зображенвано на кожну характеристику, представлену в ня сторінок документа, розрізнення тексту і зберереєстраційно-контрольній карті в словесній формі, ження графічного зображення документа і створити рубрикатор, ввести рубрикатори в базу розпізнаного тексту в базі даних на електронному даних і кожній характеристиці привласнювати циносії, відповідно до пропонованої корисної моделі фровий код відповідно до рубрикатора (декларапроцес сканування ведуть на швидкісному сканері, ційний патент України № 65101, G06K9/00). причому в сканер завантажують відразу деяку кіУ порівнянні зпопереднім рівнем техніки сполькість документів. За допомогою програмного сіб автоматичної обробки документів, захищений компонента розпізнавання відсканованих образів патентом України № 65101 є більш інформативграфічні зображення сторінок групують у пакети, ним, але він не дозволяє працювати з оригіналами що представляють графічні зображення окремих документів в автоматизованому режимі, тому що документів, на першій сторінці якого стоїть штрихоригінали документів не введені в базу даних, а код. При розпізнаванні штрих-коду встановлюють зберігаються в архіві організації на паперовому зв'язок графічного зображення документа з електносії. ронною контрольно-реєстраційною карткою, здійсПідвищити інформативність процесу автоманюють перевірку комплектності документа за датизованої обробки, збереження документів і ствоними електронної контрольно-реєстраційної картки рити умови для роботи з оригіналами документів у шляхом зіставлення кількості відсканованих сторісистемі автоматизованого пошуку інформації донок з кількістю сторінок в електронній контрольнозволяє спосіб, захищений заявкою № 2004021161 реєстраційній картці і встановлюють відповідність на одержання патенту України на корисну модель і графічного зображення з даними електронної реобраний нами як прототип. єстраційно-контрольної картки. Спосіб включає створення реєстраційноПропонований спосіб автоматизованої обробконтрольної картки в електронному виді, що міски й збереження документів пояснюється приклатить інформацію про реєстрацію документа в цидом обробки документів, що надійшли в організафровій формі й інформацію, що описує характерицію. 5 4039 6 Процес автоматизованої обробки документів ркірованими документами завантажують у швидкіпочинається з реєстрації кожного документа сний сканер для потокового сканування. За допостворення на нього електронної реєстраційномогою програмного компонента розпізнавання контрольної картки. відсканованих образів графічні зображення сторіВ електронну реєстраційно-контрольну картку нок просканованих документів гр упують у пакети, заноситься номер документа й дата його відправкожний з який представляє окремий документ, на лення чи одержання. На підставі номера докуменпершій сторінці якого стоїть штрих-код. За допомота, дати і виду документа (інтегрована характерисгою того ж програмного компонента, розпізнають тика) система автоматично робить пошук по штри х-код і встановлюють зв'язок з електронною раніше зареєстрованих документах на предмет реєстраційно-контрольною карткою для перевірки наявності аналогів. Якщо знайдений раніше зареєвідповідності відсканованих сторінок документа з стрований документ, то дійсний документ реєструданими, зазначеними в електронній реєстраційноється як додатковий. Якщо встановлена ознака контрольній картці. При установленні відповідності терміновості документа, система автоматично графічне зображення і його розпізнаний текст ввовизначає в електронній реєстраційно-контрольній дять у базу даних комп'ютерної мережі. карті порядок розгляду документа в терміновому Описаний спосіб обробки документів дозволяє порядку. не тільки оперативно знаходити документ по його Окремі фрагменти документа сканують за добудь-якій ознаці, вираженій у цифровій формі, випомогою оптичного олівця й отримана інформація будовувати ланцюжок документів, що відносяться записується в електронну реєстраційнодо одного питання чи до одного кореспондента, контрольну картку. або до групи кореспондентів, проводити контекстДокументу, що надійшов, привласнюється поно-залежний пошук, виявляти «сімейство» докурядковий номер реєстрації, фіксується дата рементів, що мають один первісний документ, проєстрації і на підставі цих цифрових даних здійснюводити статистичний аналіз документів, ється маркірування документа штрих-кодом, що оперативно приймати рішення і впливати на пронаноситься на паперовий носій документа в його цес керування, але і зробити процес обробки правий нижній кут. Після нанесення на паперовий більш продуктивним і менш витратним. носій штрих-коду документ разом з іншими прома Комп’ютерна в ерстка А. Крулевский Підписне Тираж 37 прим. Міністерство осв іт и і науки України Держав ний департамент інтелектуальної в ласності, вул. Урицького, 45, м. Київ , МСП, 03680, Україна ДП “Український інститупромислов ої в ласності”, вул. Глазунов а, 1, м. Київ – 42, 01601